محتوى الدورة
المقدمة
قد تمثل إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى تحديًا كبيرًا للعديد من المؤسسات. فكيف يمكنكم جمع وإدارة وتخزين الوثائق والسجلات بطريقة فعّالة داخل مؤسستكم؟ وهل تتوافق منهجيتكم الحالية مع متطلبات الامتثال والأنظمة والمعايير الدولية؟
يسهم دمج إدارة سير العمل وإدارة العمليات المؤسسية مع إدارة الوثائق والسجلات في رفع كفاءة العمل. ويعد المعيار الدولي ISO 15489 مرجعًا أساسياً في هذا المجال، إذ يركز على تطبيق أفضل الممارسات من خلال وضع منهجيات واضحة، وإجراءات فعالة، وأنظمة إلكترونية متقدمة. يغطي هذا البرنامج الاستراتيجيات والأدوات اللازمة لالتقاط، وتصنيف، وحفظ (أرشفة) الوثائق لدعم العمليات المؤسسية.
ماذا ستتعلم في هذا البرنامج؟
-
فهم المفاهيم الأساسية والنطاق العام للهيكل المؤسسي لإدارة الوثائق والسجلات.
-
إعداد دراسات جدوى وصياغة المتطلبات المؤسسية.
-
تطبيق مفاهيم إدارة الوثائق لتحقيق أهداف العمل.
-
تنفيذ نظام شامل لإدارة الوثائق والسجلات على مستوى المؤسسة.
-
استكشاف أثر استراتيجية إدارة المحتوى المؤسسي (ECM).
-
فهم مفصل لمعيار ISO 15489 وتطبيقه بطريقة عملية.
الفئة المستهدفة
-
موظفو إدارة الوثائق والسجلات والمشرفون على نظمها.
-
مزودو الحلول التقنية والبائعون في هذا المجال.
-
المدراء التنفيذيون وأصحاب القرار.
-
مسؤولو تقنية المعلومات والفنيون والإداريون في الأقسام الداعمة.
-
الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم في الأرشفة والتدقيق.
أهداف البرنامج
-
الإلمام بدورة حياة الوثائق والسجلات.
-
التعرف على مكونات معيار إدارة السجلات ISO 15489.
-
إعداد دراسة جدوى فعالة وخطة متكاملة لاختيار ونشر النظام.
-
تطوير خطة عمل لتطبيق إدارة الوثائق داخل المؤسسة.
-
تطبيق مفاهيم التصنيف، والبيانات الوصفية، وخطط الاحتفاظ بالسجلات.
-
بناء أنظمة فعالة للبحث والاسترجاع مع وضع ضوابط الأمان.
منهجية التدريب
يعتمد البرنامج على منهجية تفاعلية عملية، تتيح للمشاركين الاستفادة من التجارب التطبيقية والدراسات الواقعية، مع تمارين جماعية ودراسات حالة ونقاشات مفتوحة حول عوامل النجاح الرئيسية.
الجدول التفصيلي للبرنامج
اليوم الأول: الاستراتيجية والعناصر الأساسية
-
مقدمة حول إدارة الوثائق والسجلات.
-
التعريف بالمعيار الدولي ISO 15489 (الجزأين الأول والثاني).
-
إعداد دراسة الجدوى وتحديد الدوافع والمتطلبات المؤسسية.
-
إدارة أصول المعلومات وتطوير الاستراتيجية والحوكمة.
اليوم الثاني: المفاهيم ومكونات التنفيذ
-
دورة حياة الوثائق: الالتقاط، التخزين، والإدارة.
-
الحفظ والأرشفة طويلة الأجل وطرق التوزيع.
-
استخدام البيانات الوصفية (Metadata) والفهرسة.
-
تصميم مخططات التصنيف، وآليات البحث، وضوابط الأمان.
اليوم الثالث: العمليات والتنفيذ العملي
-
تنفيذ تدقيق المعلومات والمسح المؤسسي.
-
تحليل وتطبيق المعيار ISO 15489 – الجزء الأول.
-
وضع السياسات، وتحديد المسؤوليات، وإعداد الإجراءات.
-
البنية التحتية التقنية المطلوبة وخطة النشر التجريبية.
اليوم الرابع: تخطيط وتنفيذ النظام
-
إعداد خطة التنفيذ النهائية.
-
تحليل وتطبيق المعيار ISO 15489 – الجزء الثاني.
-
تصميم وإدارة الأنظمة المتخصصة ودمجها داخل الأنظمة المؤسسية.
-
مراجعة عمليات تدقيق المعلومات والتخطيط الشامل للمشاريع.
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
