محتوى الدورة
مقدمة:
تعتبر مكاتب الرؤساء مراكز قيادية حيوية تساهم بشكل كبير في تحقيق أهداف المؤسسة ونجاحها. يتطلب الإشراف الفعال على هذه المكاتب مهارات متقدمة في التنظيم والتنسيق والإدارة والتواصل، بالإضافة إلى فهم عميق لبروتوكولات العمل وأولويات القيادة. تهدف هذه الدورة التدريبية المكثفة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والأدوات اللازمة لتعزيز كفاءة وفعالية مكاتب الرؤساء وتحسين أدائهم كمشرفين قادرين على تلبية أعلى المعايير.
الأهداف العامة:
- تزويد المشاركين بفهم شامل لأهمية ودور مكاتب الرؤساء في المؤسسة.
- تنمية مهارات المشاركين في التخطيط والتنظيم الفعال لعمل مكاتب الرؤساء.
- تعزيز قدرة المشاركين على إدارة الوقت والموارد بكفاءة عالية.
- تطوير مهارات الاتصال والتواصل الاحترافي مع الرؤساء والموظفين والجهات الخارجية.
- إكساب المشاركين المعرفة اللازمة بأفضل الممارسات في إدارة المعلومات والمستندات وحماية سريتها.
- تمكين المشاركين من تطبيق مبادئ الجودة والتميز في إدارة مكاتب الرؤساء.
- تنمية مهارات القيادة والإشراف الفعال لفريق العمل في مكاتب الرؤساء.
المحاور الرئيسية :
أساسيات إدارة مكاتب الرؤساء
- مفهوم وأهمية مكاتب الرؤساء في الهيكل التنظيمي.
- دور ومهام مشرف مكتب الرئيس ومسؤولياته.
- مبادئ الإدارة الفعالة والتنظيم في بيئة العمل المكتبية.
- تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة بكفاءة.
- مقدمة في البروتوكولات والإتيكيت الخاص بمكاتب كبار المسؤولين.
التخطيط والتنظيم المتقدم
- تطوير خطط العمل وجداول المواعيد للرئيس.
- تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات الهامة.
- إدارة وتنظيم السفر والترتيبات اللوجستية للرئيس.
- تصميم وتنظيم بيئة العمل المكتبية الفعالة والمريحة.
- استخدام الأدوات والتقنيات الحديثة في التخطيط والتنظيم.
مهارات الاتصال والتواصل الاحترافي
- أساسيات الاتصال الفعال وأنواعه في بيئة العمل.
- مهارات الاستماع النشط وطرح الأسئلة بفاعلية.
- صياغة المراسلات والتقارير الرسمية بأسلوب احترافي.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بكفاءة ولباقة.
- مهارات التواصل بين الثقافات والتنوع في بيئة العمل.
إدارة المعلومات والمستندات والأرشفة
- أهمية إدارة المعلومات وحماية سريتها.
- تصنيف وتخزين واسترجاع المستندات والملفات بكفاءة.
- مبادئ الأرشفة الإلكترونية واليدوية.
- إدارة قواعد البيانات والمعلومات الهامة.
- ضمان أمن المعلومات والتعامل مع الوثائق السرية.
إدارة الوقت والموارد والضغوط
- تحليل وإدارة الوقت بفعالية لتحقيق الأهداف.
- تحديد العوائق التي تعيق إدارة الوقت وإيجاد حلول لها.
- تخطيط وإدارة الموارد المتاحة بكفاءة (الميزانية، المعدات، إلخ).
- فهم مصادر الضغوط في بيئة العمل وكيفية التعامل معها.
- تطوير استراتيجيات للحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
الجودة والتميز في إدارة مكاتب الرؤساء
- مفاهيم الجودة الشاملة وتطبيقها في بيئة العمل المكتبية.
- تحديد معايير الأداء وتقييم جودة العمل في مكاتب الرؤساء.
- تطبيق مبادئ التحسين المستمر لرفع مستوى الأداء.
- تعزيز ثقافة التميز والابتكار في فريق العمل.
- دراسات حالة وأفضل الممارسات في إدارة مكاتب الرؤساء.
القيادة والإشراف الفعال لفريق العمل
- مفاهيم القيادة والإشراف وأنماط القيادة المختلفة.
- تحفيز وتوجيه وتطوير أداء فريق العمل.
- بناء فرق عمل فعالة وتعزيز التعاون بين أعضائها.
- مهارات تفويض المهام ومتابعة الأداء.
- حل المشكلات واتخاذ القرارات بفاعلية في سياق العمل الإشرافي.
المستهدفون:
- مديرو ومسؤولو مكاتب الرؤساء والمدراء التنفيذيين.
- مشرفو وحدات الدعم الإداري والسكرتارية التنفيذية.
- العاملون في المناصب الإدارية العليا والذين يتطلب عملهم التعامل المباشر مع مكاتب الرؤساء.
- كل من يرغب في تطوير مهاراته في مجال الإشراف العام على مكاتب كبار المسؤولين.
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
