محتوى الدورة
الهدف العام للبرنامج التدريبي
- اطلاع المشاركين على الحديث في علم السكرتارية و إدارة المكاتب.
- إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
- توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.
- تمكين المشاركين من اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
- تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.
- تمكينهم من التخطيط لا عمالهم و تنظيم اعمال رؤسائهم.
- تمكينهم من مهارة الرد على الهاتف
- تنمية مهارات المشاركين بالاستشعار عن بعد والتصرفات التي يرغب بها رؤسائهم بالتلميح لا بالتصريح.
- القدرة على التكيف مع الرؤساء الجدد والتعرف على سلوكياتهم بشكل مباشر.
- تمكين المشاركين من مهارات التعامل مع مختلف الانماط السلوكية والادارية.
- تنمية مهاراتهم في ادارة وقتهم و تنظيم اعمال رؤسائهم .
- تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وادارة عملية انعقادها.
- تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
- إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
المشاركون المستهدفون من البرنامج التدريبي
- سكرتارية الدوائر والاقسام والادارات المختلفة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
- سكرتارية المدراء ورؤساء الاقسام في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
- موظفي الاستقبال والعلاقات العامة في الوزارات والمنظمات والهيئات والشركات
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
- مقدمة تعريفية الى علم السكرتارية في العصر الحادي والعشرين.
- اهمية السكرتارية في نجاح و تنظيم اعمال المؤسسات والمنظمات والهيئات.
- الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
- السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
- مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
- تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
- أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
- الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
- التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
- اعداد المخاطبات الرسمية و تقارير العمل.
- آل (5S) لتنظيم و ترتيب المكاتب و الملفات و ادارة الاعمال المكتبية بطريقة مناسبة والتي تعد مدخل لادارة الجودة الشاملة في المؤسسات والهيئات والمنظمات.
- تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
- إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
- إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
- إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
- حفظ وتوثيق البيانات وفهرستها يدويا والكترونيا
- مهارات الإتصال وإدارة المؤتمرات.
- مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات والإجتماعات
- المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
- عناصر ومراحل عملية الاتصال.
- وسائل الاتصالات المختلفة.
- عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
- الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال
- كيفية الرد على الهاتف المباشر والتخلص من المكالمات غير المرغوب بها
- تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية و ادارة المكاتب.
- المهارات التي يجب ان تتقنها السكرتيرة لتنجح في عملها في قرن المعلوماتية.
- طرق و أساليب الاستشعار عن بعد و معرفة ما يريده الرئيس بالتلميح لا التصريح.
- دلالات حركة الجسم و ايماءاته ( اليدين, القدمين, العينين، الوجه) و تفسير معنى كل حركة و ايماءاته .
- طرق التخلص من العادات و المشاعر السلبية و القلق و الخوف و الاوهام .
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- إدارة البريد الالكتروني.
- مهارات العرض والتقديم .
- امن وسرية المستندات والمعلومات.
- القواعد العشرون لنجاح السكرتيرة او مديرالمكتب
- كيف تحقق التوافق والانسجام مع مديرك و بقية المراجعين و الموظفين؟
- اختبارات السلوك والشخصية و حالات عملية.
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
