محتوى الدورة
الـهـدف من البرنامج التدريبي
- إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
- توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
- تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
- تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للملتقىات وإدارة عملية انعقادها.
- تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
- إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
- الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
- تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
- ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟
- العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية ؟
- التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟
- استخدام تكنولوجيا الانترنت في مجال السكرتارية وادارة المكاتب
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
- أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.
- القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
- خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
- الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
- سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
- خصائص الإدارة الإلكترونية وامكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا
- عناصر الإدارة الإلكترونية:إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
- مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . "الأرشفة الإلكترونية "
- تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).
- متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات .
- مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
- أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
- الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
- أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والأجهزة والأدوات والتجهيزات المكتبية.
- ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.
- تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
- إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
- إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
- إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- إدارة البريد الالكتروني.
- مهارات العرض والتقديم .
- امن وسرية المستندات.
- التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
- مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات
- المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
- عناصر ومراحل عملية الاتصال.
- وسائل الاتصالات المختلفة.
- عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
- الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
- أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.
- أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
- مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
