محتوى الدورة
الـهـدف العام للبرنامج التدريبي
- تزويد المشاركين بأحدث ما وصلت إليه الاتجاهات العالمية لأعمال مدراء المكاتب في عصر هندسة المعرفة ؛ وكذلك التحول من الإدارة التقليدية إلي الإدارة الإلكترونية في إدارة المكاتب ؛ وأهم الخطوات والمتغيرات التي تحدث في الحياة العلمية والعملية في هذا المجال.
- تزويد المشاركين بالتكنولوجيا الحديثة للمكاتب والنظم الآلية للمعلومات في إدارة المكاتب ومواجهة المواقف الصعبة والحرجة التي تواجه المدراء اليوميـة وكيفية التعامل معها .
- تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها .
- التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء .
- التعرف بالمهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية .
- طبيعة عمل مدير المكتب في عصر هندسة المعرفة.
- مسئوليات مدير المكتب (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
- تطوير أداء مدير المكتب (الفعاليات و التحديات )
- الممارسات العالمية في المجالات المختلفة لمدراء المكاتب
- المفاهيم المعاصرة لمدراء المكاتب في عصر هندسة المعرفة
- تنمية مهارات مدراء المكاتب لإدارة أعمالهم باستخدام الحاسب الآلي .
- تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.
- تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.
- إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
- إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
- حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
- جدولة المواعيد والمقابلات.
- بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
- إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
- المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
- توضيح أهمية الدور المحوري لمدراء المكاتب المعاصرة.
- تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
- مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز
- تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
- تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .
- التعامل مع شبكة المعلومات لخدمة المدير.
- البروتوكولات والتشريفات والتعامل مع الشخصيات المهمة
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
- طبيعة عمل مدراء المكاتب في عصر هندسة المعرفة.
- المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية .
- العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .
- الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي .
- دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .
- المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها .
- تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب ) .
- أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة الجيدة .
- إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .
- إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .
- إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .
- إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .
- المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب .
- وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .
- المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.
- وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
- الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
- مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين
- اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت
- أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
- مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية
- تحديد الأهداف والتمويل اللازم.
- العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين .
- مهارات التحدث والإنصات والإستماع .
- مهارات القراءة والتفكير الجيد .
- مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .
- كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق
- مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب .
- المهارات المهنية لمديري المكاتب من أجل التميز في الأداء
- نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .
- كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ القرارات ومتابعتها .
- مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .
- تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
- تكنولوجيا المكتب الحديث وأثرها في تحقيق وزيادة فعالية العمل .
- تبسيط الأعمال المكتبية لإجراءات العمل وعملياته .
- إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية .
- تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة .
- التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً وأستقبالاً
- تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية .
- فـن الحديث والإنصات ( مهارات التقديم والعرض الإلكتروني )
- تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً ( الاستثمار عن بعد )
- مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. ( الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور )
- المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها .
- التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب
- نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية .
- نظم المكاتب الآلية والإتصالات الإلكترونية .
- الانترنت واستخداماته
- الإنترنيت وتعاملاتة الإلكترونية في أعمال الإدارة .
- تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
- تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
- تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.
- سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.
- تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات .
- إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
- تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.
- تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.
- التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
- التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.
- شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.
- التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة .
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
- الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
- أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة
- إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
- تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.
- تعريف البروتوكول والإتيكيت ومبادئ البروتوكول والإتيكيت .
- أداب المصافحة والتحية والتقديم والحديث في المقابلات الرسمية .
- مهارات الإتصال الفعال اللازم في مكاتب الإدارات العليا للعمل في المراسم.
- أسس إعداد الموائد والمأدب بأنواعها وترتيب الجلوس وأداب تناول الطعام .
- أسلوب الإستقبال والتوديع وركوب كبار الشخصيات السيارات وتوجيه الدعوات .
- الأخطاء الشائعة في عمل إدارة المكاتب العليا والعلاقات العامة بالمنشأة .
- مهارات التعامل مع كبار الشخصيات .
- فن مرافقة ومحادثة الضيوف ورواد المكاتب العليا .
- معرفة أهم الأخطاء الشائعة في إعداد برامج الزيارات لكبار الشخصيات .
- الدور الاستشاري لمدير إدارة المكاتب العليا في العلاقات العامة بالمنشأة .
- أساليب ومهارات التعرف على مفاتيح الشخصية .
- أساليب المناقشة ومهارات الحديث مع كبار الشخصيات .
- المواعيد ومبادئ المقابلات الرسمية لكبار الشخصيات في المكاتب الإدارة العليا .
- التعامل مع كبار الشخصيات وكيفية مناقشتها والأسلوب الأمثل للمحادثة .
- استراتيجيات التعامل مع كبار الشخصيات وأهم الأخطاء الشائعة فيها .
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
