محتوى الدورة
قدرت إحدى المؤسسات الأجنبية (مؤسسة الأبحاث الدولية المتخصصة (IDC) بأن يرتفع عدد الرسائل الإلكترونية من 10 بلايين خلال العام 2000 ليصل إلى 55 بليون رسالة يومياً . حيث يزداد استخدام الموظفين في مؤسسات الأعمال لإدارة المراسلات الإدارية عبر الشبكات كوسيلة للتواصل مع الآخرين ، سواء كان كأداة هامة لمتابعة المعلومات وطلب الموافقات أو لتعديل الوثائق . وغالباً ما يتضمن البريد الإلكتروني البيانات الهامة والمذكرات الرسمية وغيرها من الوثائق الحيوية ، ويمكن أن تؤدي عملية الإدارة غير الصحيحة لحجم البريد الإلكتروني الصادر يومياً إلى عرقلة نمو المؤسسات.
يهدف البرنامج إلى تعريف المشاركين بماهية المراسلات البريدية ومهارات استخدامها بطريقة سهلة ومحترفة ، والأساليب الحديثة فى عملية أرشفة المراسلات البريدية من خلال الحاسب الآلى أو من خلال وحدة التخزين المركزية للاستفادة منها في تنظيم ومتابعة العمل ، وذلك من خلال تمكين المشاركين بما يلى :
- استخدام تقنية الحاسب الآلي في حفظ وتبادل الوثائق والمعاملات داخل المؤسسة وسهولة تتبعها والوصول اليها عند الحاجة.
- استخدام شبكة الإنترنت فى إرسال واستقبال المراسلات الإدارية
- تحديد مستويات الصلاحية داخل النظام (المراقب– الإشراف– السكرتارية- المستخدمين)
- استخدام مفهوم التوقيع الإلكتروني والسعي لتوقيع المعاملة من نفس النظام للمراسلات الصادرة من امؤسسة.
- إرسال واستقبال المراسلات البريدية الإلكترونية
- مفهوم الرسائل البريدية اإلكترونية
- كيفية إعداد المراسلات حفظها وإرسالها .
- كيفية إرسال البريد الإلكتروني واستلامه
- إدارة رسائل البريد الإلكتروني
- تعقب البريد الإلكتروني ، وتنظيمه وإدارته
- الاتصال من خلال الإرسال الفوري
- كيفية إعداد قوائم المراسلات .
- جدولة وتحديد المهام والتوقيت الزمني لها .
- إدارة المراسلات الإلكترونية المستقبلية : التكامل مع ملفات RSS ومشاركة التقويم المطور والرسائل النصية SMS المدمجة.
- الدمج البريدى للمراسلات الإدارية
- دمج الرسائل البريدية
- دمج البريد إلكتروني
- إنشاء المغلفات البريدية
- إنشاء بطاقات العنونة
- المراسلات الفورية لإدارة الشركات
- أهداف نظام سير المعاملات الإدارية
- خطوات إدخال الوارد إلى النظام من قبل السكرتاريه
- سير المعاملة الإدارية
- البحث في الوثائق الإدارية
- منبه الوارد
- متابعة الوثائق الإدارية
- تقارير الوثائق الحالية
- متابعة تدفق الوثائق
- الأرشفة الإلكترونية للبريد الإلكترونى والفاكسات :
- إرسال واستلام وأرشفة الفاكسات من خلال الحاسب الآلى
- أرشفة الكتابات الإدارية الصادرة والواردة
- أرشفة البريد الصادر والوارد
- أمن المراسلات الإدارية الإلكترونية :
- الأسس المكونة لتأمين المعلومات ومفاهيمها
- وضع برنامج تأمينى لحماية أنظمة المعلومات
- برنامج للتوعية بأهمية المعلومات لجميع المستويات الإدارية
- الظروف البيئية المناسبة لحفظ وتأمين الوثائق
- المشكلات التي تواجه العاملين بإدارات الحفظ للوثائق والمعلومات ومعالجتها
- الأساليب الحديثة فى تأمين المعلومات
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي
منهجية التدريب
بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
تعتمد بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات الاساليب الحديثة في التدريب والتطوير ورفع كفاءة تنمية الموارد البشرية ونتيع في ذلك:
- المحاضرات النظرية من خلال عروض البوربوينت والعروض المرئية (الفيديوهات - والافلام القصيرة)
- التقييم العلمي للمتدرب (تقييم قبلي وتقييم بعدي)
- العصف الذهني وتطبيق وتمثيل الادوار
- الحالات العملية التي تتناسب مع المادة العلمية ومع طبيعة عمل المتدربين
- يحصل المشارك على المادة العلمية والعملية للبرنامج التدريبي مطبوعة ورقيا ومحفوظة على سيدي او فلاش ميموري
- تقارير الحضور للمشاركين وتقارير النتائج النهائية مع تقييم عام للبرنامج
- يتم اعداد المادة العلمية للبرنامج التدريبي بشكل علمي ومهني ويقوم بذلك افضل الاساتذة والمدربين في شتى المجالات وجميع الاختصاصات
- يمنح المتدرب في نهاية البرنامج شهادة حضور مهنية موقعة ومصدقة وصادرة من بـــاثــــويـــــز للتدريب والإستشارات
- أوقات البرامج التدريبية من الساعة التاسعة صباحا و حتى الساعة الثانية بعد الظهر ويتخلل البرنامج بوفيه للوجبات الخفيفة أثناء المحاضرات
